スマホの普及により、コミュニケーションの手段としてチャットを用いるのが当たり前の時代になりました。堅苦しい挨拶文を使わなくても連絡を取り合えることから、メールより気軽にコメントをやりとりでき、いつでも応答しやすく、写真やファイル添付も簡単で、コミュニケーションの活性化に役立っています。この特徴をビジネスに活かしたのが「ビジネスチャットツール」です。

日常で使っているチャットツールのような使い勝手に加え、チーム作業の効率化やタスク管理、セキュリティへの配慮など、ビジネス向けの機能が搭載されていることから、多くの企業で導入されています。今回は代表的なビジネスチャットツールを紹介します。

ビジネスチャットとは

 世間一般に使われるチャットツールとの違いは何でしょうか。ひと言でいうと、ビジネスチャットツールは「チャットだけに特化していない」という点にあります。 

例えば、社員全員にアカウントを設定・配布したり、誰もが簡単にグループを作れたりと、さまざまな機能が搭載されています。この“誰もが簡単にグループを作れる”ということは、業務上便利なことが多いでしょう。一般的に業務はプロジェクトごとにチームを組むなど集団で行います。その集団をグループ登録すれば、１度コメントを投稿するだけで全員に情報を伝えられますし、過去にさかのぼってコメントも見直すこともできるので、容易な情報共有とコミュニケーションの見える化が実現します。

なぜ必要とされているのか

 いま、なぜビジネスチャットツールが注目を集めているのでしょうか。それは、テレワークの推奨など、オンラインでの協調業務の必要性が高まっているのが大きな理由です。特に、在宅勤務など場所を問わない働き方も広がり始めており、コミュニケーションもオンラインで行う比率が増えた方も多いのではないでしょうか。従来はオンラインというとメールが中心でしたが、もっと簡単に・素早く使えて過去の履歴を追いやすい手法を求められていたという背景もあります。 

ほかにも、ビデオ通話、タスク管理、他ツール連携といった機能を搭載しているケースが多いため、ビジネス現場での利用がどんどん広がっています。以下に代表的なビジネスチャットツールを紹介しますので、特長を見比べてみてください。 

MicrosoftのOffice365と相性抜群 Teams

「Teams」はMicrosoft社のSaaSであるMicrosoft365に組み込まれているビジネスチャットツールであり、Word、Excel、PowerPointといったOffice製品との連携でさらに利便性が向上するのが特徴です。これらのアプリケーションを使って、Teams上でリアルタイムに共同編集を行うこともできます。ビデオ通話もあり、多数でのビデオ会議にも対応しています。ビジネス以外に家庭での利用も推奨しており、単独のアプリケーションとしても利用できます。

ただのチャットツールとは言わせない Slack

ビジネスチャットツールの流行に大きく貢献したのが「Slack（スラック）」です。現在、世界150カ国で利用され、法人での利用は17万弱社と言われています。Slackは、過去コメントの検索機能に優れているのが特徴です。無料版でも直近1万件まで検索可能です。またタスク管理ツールのTrelloやオンラインストレージツールのBoxなど、多くの他社サービスと連携できる機能なども豊富です。企業毎にカスタマイズすることでどんどん利便性が向上し、まさに”Slackを起点にお仕事をする”といったオンライン職場のような新たな存在になり得ます。

最近CMでも目にする国産チャットツール Chatwork

「Chatwork」は、国内32万社が利用している国産ビジネスチャットツールです。容量制限なしのファイル共有機能、使いやすいシンプルなUI、タスク管理機能などが特徴です。ChatworkのIDを教えてもらえば、社内外のユーザーと案件や部署単位ごとにグループを作成でき、すぐにメンバーで会話を進めることができます。社外とのグループでもタスク管理が可能で「完了、未完了」「本日、1週間以内、期限なし」など設定できます。 

セキュリティが厳しい業界に支持されるオンプレツール Mattermost

「Mattermost（マターモスト）」は、Slackライクな操作性を持つオンプレミス型のビジネスチャットツールです。グループやプライベートでのチャット、履歴の保持と検索などビジネスに必要な機能が揃っています。クラウドをベースとした他社製品と異なり、オンプレミス環境でMattermostを利用できるため、重要情報のやり取りが多い企業に適しています。公式サイト「https://mattermost.com 」から必要ファイルをダウンロードして、自社のオンプレミス環境にインストールすれば、高度なセキュリティポリシーや自社向け運用ポリシーを適用したチャット環境を構築可能です。そのため、金融・保険業、製造業、医療・薬品・ヘルスケアなど、セキュリティ面を気にする業界に多くの導入実績があります。

ビジネスチャットツールの導入効果

 やはり一番の導入効果は、素早く社内コミュニケーションが充実することです。特にメールから乗り換えた際には、すぐに本題に入れたり、チャット画面でのやりとりでビジネススピードがアップしたりなど好評な意見が多いようです。

コミュニケーションが充実すれば、そこから派生的に、業務の質の向上、生産性アップ、意思決定スピードの向上、新規アイディアが生まれやすくなるなど、良い変化が期待できます。

フルリモート体制のリックソフトでは、全社でSlackを活用していて、業務開始から終了までさまざまな仕事の局面をSlack上で行っています。実際にどのように活用をしているか、ご紹介していきますね。