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#12 「無駄な会議」をなくそう! カスタマーサクセスからのおたより


無駄な会議、多くありませんか?

リモートワークだと情報が共有しづらくて、会議が増えがち。特に役職が上がるにつれて横連携の情報共有会が増えて、一日会議で終わってしまう...なんてことはありませんか?
会議が多いとその分「無駄だなぁ」と思う会議を減らしたくなりますよね。

そもそもどういった会議を「無駄な会議」と感じるのでしょうか。

  • 会議のゴール(目的)がない・認識されていない

  • 準備が不十分で本題にすぐ入れない

  • 不要なメンバーが参加している・発言しない人が多い

  • 決められた時間内に終わらない

  • 報告するだけで、意思決定がされない会議

みなさん、思い当たる会議はありますか?

無駄な会議を減らすために

無駄な会議を減らすにも、参加者の意識を改善するのはなかなかハードルが高いですよね。私自身とても悩んでいたので、会議の「ムダ」を省くために実践したことをいくつかシェアしたいと思います。

1. ファシリテーション研修での学び

カスタマーサクセスという仕事柄、お客様とのミーティングの機会が多いため、社外のファシリテーション研修に参加しました。
以下4つのスキルを学べるのですが、どのように会議の事前準備を行い、会議中に振る舞うか、会議の目的によってどのような形式にすべきかなどが体系的に学べます。

  1. 場のデザインスキル

  2. 対人関係のスキル

  3. 構造化のスキル

  4. 合意形成スキル

例えば、会議の目的に応じた目標の設定(合意形成が目的なら「◯を決定する」、アイデアを出す会議なら「◯個アイデアを出す」など)や、会議で発言をする際の伝え方のポイントを学ぶことができます。
「会議のファシリーテーションなんてしないわ」...という方にも、(社内外問わず)参加者として効果的なミーティングを実施するために、実践的なテクニックが学べるのでお勧めです!
リックソフトのカスタマーサクセスチームでは全員に研修を受けてもらい、会議の進め方がぐっと変わりました!

2. 良い議事録のポイント

手軽に始められることとして、議事録の見直しもオススメです。
あらかじめ適切な議事録を事前に準備しておくと、会議の「無駄」ポイントの発生を未然に防ぐことができ、ぐっと会議の生産性が上がります!

「良い議事録のポイント」をお伝えします。

会議前に会議の目的と議題を記載して共有されている

この会議は何のために実施されるのか、当日の内容はなにかをあらかじめ記載して参加者に共有するのがベストです。
参加者は自分に関係がある会議なのか判断でき、また事前に資料を読んだり準備をしたりしておくことで会議が効率的に進められます。
会議の目的は議事録に記載して事前に共有し、また会議の冒頭でも改めて認識合わせを行うことが重要です。

会議での「決定事項」や「次のアクション」が記載されている

議論が加熱し結論や意思決定まで至らないことや、課題だけが挙げられ次にどうするかを考えない会議になってしまうと、会議の成果を実感しにくいものです。
議事録に「次のアクション」を議題として設けておき、会議終了前にまとめましょう。
「次のアクション」を検討する場合は「誰が」「いつまでに」を参加者同士で認識を合わせることも重要です。

会議の時間が議題ごとに設定されている

会議は1時間と決まっていても、盛り上がってしまい時間内に議題を話しきれないこと、ありますよね。
会議の時間は議題ごとにおおまかに決めておくと、時間内に終わりそうか議題のボリュームを調整することができます。
また、発言者も時間を意識して話すことができるので、話が逸れてしまった場合も軌道修正がしやすいですね。

「誰が」「何を」言ったか、が明確である

誰の発言か、何を話したか、が明確に記載されていると、会議に参加していない人も議事録を見るだけで内容を把握することができます。
次回の会議に挑む前に前回までの決定事項や次のアクションを振り返ることで、参加者の認識のずれを防ぐこともできます。

良い議事録テンプレートを作ろう

以上のポイントを踏まえて、議事録テンプレートを準備してみましょう。議事録テンプレートに沿って準備を行うことで、参加者のスキルによらず会議の質を上げることができます。
率先して会議の議事録準備を買って出れば、会議の質向上に貢献することができますし、会議メンバーから喜ばれるというおまけもついてきます(笑)

なお、リックソフトが販売しているアトラシアン製品の Confluence には良い議事録の例がつまったテンプレートがあらかじめ用意されています
議事録の準備にかかる時間が削減でき、効果的な会議が実施できますね。

Confluenceの議事録テンプレート

Confluence に限らず、現在利用しているツールで議事録のテンプレートを改善するだけでも会議の生産性は上がります!
無駄な会議に悩んでいる方はぜひお試しください!

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