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Confluenceという文明~Confluenceを使う=ナレッジマネジメントではない~ACEアドベントカレンダー7日目

2022年3月、Confluenceという文明に出会った――――

オールドメディアの新聞記者、野生のインドネシア語‐日本語通訳、ゲストハウス運営者、日雇い派遣OLなど様々な仕事を経て、ことし3月にリックソフト株式会社・マーケティング部に配属になりました、堀田です。

2018年5月に出版した本のゲラ。いわゆる「インバウンド(外国人観光客)業界」にいました

ことし2月まではGoogle Documentで翻訳文を納品し、パートナーのMicrosoft365のエクセルファイルに手続きの進捗管理を記録し、SAP ConcurのPO番号を目視でチェック...というワークスタイルでしたが、ConfluenceとJiraを使う異世界に転生。ゴリゴリのアトラシアンゾーンに入りました。入社初日から思っていることは「Confluenceすごいな」「これってすごい文明だな」ということ。そして最近、「Confluence使う=ナレッジマネジメントじゃないな」ということに気づいたので、この2点についてお話したいと思います。

Confluenceはすごい文明

1Confluenceのここがすごい:情報の検索力

閲覧権限がされていない限り社内のドキュメントにアクセスし放題。ドキュメント内の文言だけでなく、添付ファイルにある文言も検索対象になるの、すごい。

営業・プリセールスの方がお客様に向けて説明する資料も出てくるので、「こんな風に説明しているんだ」ということがわかります。わざわざ聞きにいかなくても(=相手に説明させる時間を奪わなくても)そういう情報がとれるというのは、心理的にハードルが低い。

2Confluenceのここがすごい:情報のオープン化が実現する設計

ソフトウェアのつくりが、「情報を前向きに共有する」方向を向いて作られているなと感じています。

「〇〇について調べたい」と思って、いったん社内のConfluenceで検索をかけてみると、会ったこともない方が個人スペースに自主的に調べていた情報を整理したページが見つかった...ということが何回もありました。0からGoogleで調べる手間が省け、知りたい情報をピンポイントで得られました。

Confluenceのここは「勘弁してくれ」

「コメント」を反映した文章が作りにくい

WordやGoogle Documentだと、第三者の指摘コメントを見ながら本文を編集することができます。Confluenceだとそれができないため、別ウインドウ(ディスプレイ)にコメント入りのページを表示させながらの編集を余儀なくされています。しかし、クラウド版だとこの問題は解決するそうなので、クラウドへのお引越しが楽しみです。

Confluenceを使う=ナレッジマネジメントではない

上記の検索力・情報がオープン化されている仕組みに感動し、「これがナレッジマネジメントか!!!」と思っていたのですが、私は大きく誤解をしていました。Confluenceを使って情報をオープン化する=ナレッジマネジメントではありません。

Confluecneを使ったナレッジマネジメントについては、こちらの記事をお読みください。

カスタマーサクセスチームの上田さんにマーケティング部のスペースの構造を見てもらったところ、ナレッジがマネジメントされていない状態ということがわかりました。「ナレッジマネジメントされたスペースをつくる」は2023年の目標と持ち越させていただきます。

本記事は、「Atlassian Community Tokyo」のアドベントカレンダー7日目の記事として投稿しました。


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