「DXDXと言われても、うちのチームはITリテラシー低いんだよなあ」

そんな組織・チームに耳よりの情報。平均年齢50代、ITリテラシーがあまり高くない病院のチームで導入し、チーム内の「情報」の意識を「能動的に受け取るもの」ではなく「自分が知っている情報はみんなに伝えられるようにまとめられるもの」に変えた事例を見つけました。

しかも、無料で始められます。ある病院の「地域連携室」で起きたできごとをシェアします。

ある病院、一室の情報整理業務は、属人化していた――ITリテラシーの低さが課題

Q:Confluenceを導入する前の状況を教えてください

従業員数300人くらいの病院の、地域連携室で医療ソーシャルワーカーとして働いています、Fujiyaです。

病院の地域連携室とは、地域や近隣の医療機関との窓口になる病院の顔です。患者さんの病院入院・退院の調整、紹介状を持った患者さんの応対・かかりつけ医の受診歴の確認をやっています。病院によっては「地域医療連携室」や「連携センター」「患者支援室」などの名称になっています。

能動的にほかの病院を回り、情報を集めて誰もが閲覧しやすいようにしておく必要があります。

私たちの病院の地域連携室には３人の医療ソーシャルワーカーと２人の看護師が所属しています。私が一番若くて30代。そのほかはみんな50代で、Google WorkspaceやMicrosoft365も使えないという、ITリテラシーがあまり高くないメンバーでした。

基本的に、情報はすべて私がまとめていました。エクセルやワードで作成した議事録や工程表などの業務書類をPDF化してローカルページにアップロードし、HTMLで組んで各ファイルにアクセスできるようにしていました。「地域連携室専用のホームページ」を作って運用していた感じですね。ほかのメンバーは私がまとめた情報をひたすら受け取るというような状況で、情報収集・整理の業務は完全に私に属人化していましたね。

でも「この状況はまずいだろう」と思って、「みんなで使えるツールないかな」と探していきついたのがConfluence（コンフルエンス）でした。ほかにいくつか見たんですが、直感的に動かせる・ページの階層を開け閉めできる操作性が、ITリテラシーが低いメンバーにもよさそうだなと思いました。

情報整理を担当制に落とし込んで馴染ませる

Q:実際使ってみて、他のメンバーは情報を発信するようになりましたか？

みんな、GoogleやMicrosoft365は難しかったけれど、Confluenceは使えたんですよ。実際に触ってもらって、ナレッジが積み上げられるのがいいねと好評でした。積極的に発信には壁があったので、「XXさんはこの〇〇関連の情報を更新して」と分担制にしたら、みんな書いてくれるようになりました。

いまは

• 部署内の業務マニュアル

• 会議議事録

• 書類関係

• 部署で進行中のプロジェクトに関連する情報

を入れています。個人情報にかかわる患者さんの情報などは入れていないです。

私個人としてはConfluenceをとても気に入っていて、ほかの部署横断で使うような「XX委員会」などでも使えるように、広めていきたいと思っています。

Fujiyaさんのブログはこちら

話を聞いて

「Google WorkspaceやMicrosoft365よりもConfluenceの方が使いやすい」という方がいるということに驚きでした。たしかにConfluenceはサイドバーを表示しておけば、画面が全部変わるということはないので、自分のどの階層を見ているのかがわかりやすいのかもしれませんね。

Fujiyaさんの場合、今年の１月にフリープランで始めて、９か月でフリープランの容量オーバーとなって有料プランに変更したそうです。

「自分の組織のメンバーでもちゃんと使いこなせるかな？」と図るには十分な期間だと思います。

まずは無料で使ってみたいという方、リックソフトでもご案内しております。有料プランになった場合、請求書払いに変更もできます。すでにConfluenceをフリープランでご利用されている方も、お気軽に問い合わせください。