なぜ、社内情報をオープンにする必要があるの?
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なぜ、社内情報をオープンにする必要があるの?

社内の情報共有とは、社内のメンバーが業務上で得た情報や知識を、分け隔てなく全員に公開することです。ですが、情報共有が組織にとってどんなメリットをもたらすのか、本質を理解できてない方も多いかと思います。今回はビジネス現場での活用を視野に、社内情報共有のあり方を考えてみます。

なぜ、社内の情報共有は重要なのか?

社員が情報を発信するメリットは、業務の効率化、コミュニケーションの活発化、仕事の属人化の防止、社内の状況の可視化などさまざまです。 

社内ルールの周知、自社製品のセールス動向、付き合いのある企業や競合の動向など、日々さまざまな情報が社内で飛び交っていますよね。

また、情報を発信することは、自身の存在を感じてもらう大切な手段でもあります。人間は社会的な生物ですので、他者の存在を感じることが、今の自分を強く感じることにつながります。情報共有は、会社の業務効率化や成長への道筋に役立つという実利的な面もありますが、同時に社員の自己肯定・モチベーションやエンゲージメントの向上につながる大切な行為とも言えます。

情報共有に取り組まないとどうなる?

 社内への情報伝達の速度が遅くなると、業務の効率や生産性が下がります。必要な情報を担当者しか知らなければ、業務の属人化が発生し、「この業務はあの人しか対応できない」「前任者から引き継ぎがされていないので、どのように行動すべきかわからない」といった不具合が生じます。

また必然的に、部署をまたいだ業務の進行も難しくなってしまいます。例えば何かについて調べ物をする際に、本当は他部署でも既に調べられていたことでも、そのような情報を知る方法がないため、時間をかけて調べ物をしてしまいます。このような状況を、組織のサイロ化と呼びます。 このことについては、また記事にしますね。

こうなると社内はギクシャクしますから、おのずと組織力も落ちてくるでしょう。情報共有不足で問題が起きた時に「なぜ、知らせなかった」「どうして、隠していた」「早く言ってくれよ」などの感情論から社内に不信感が生まれる事態も想定されますので、迅速かつ正確な情報共有はとても重要なのです。

情報を発信しやすい雰囲気が大切

では、効果的な情報共有を行うにはどうしたら良いのでしょうか?

最初のポイントは「情報を発信しやすい雰囲気づくり」です。社内という空間では、どうしても利害関係を意識せざるを得ません。「こんなことを言ったら、どう思われるかな」「みんな知っているはずだから、別に言わなくてもいいか」と考え、情報共有を避けてしまうこともあります。しかし、これでは円滑な情報共有の文化は醸成されません。

まずは「あいさつ」というコミュニケーションから始めて、現場をほぐしていってはどうでしょうか。あいさつの貴重な役割のひとつは「私はあなたの敵ではない」というメッセージです。これを繰り返すことで、チームの共通認識が生まれ、やがて皆がその想いを言葉にしても良いという環境に育っていくでしょう。

情報共有に便利なツールをどんどん活用しよう

情報共有を効率的に行うためにデジタルツールを活用しない手はありません。それでは、代表的なものをいくつか紹介しましょう。

・Google Drive
Googleアカウントさえあれば、誰もが利用できる情報共有ツールです。モバイル、デバイス、タブレット、PCからも利用でき、ファイルやフォルダの保存・共有、共同編集が行えます。チーム単位で利用すれば、チームメンバーだけでのメールやチャットといった情報交換ができます。クラウド上で使える、ドキュメント、スプレッドシート、スライドといったアプリケーションもあるので、文章作成や表作成などを共同で行うことができます。


・Confluence (コンフルエンス)
アトラシアンが提供する情報共有ツールです。電子メールは、特定の人に情報を送るには良いのですが、情報を検索しにくいという特徴があります。対してConfluenceは、不特定多数に向けた情報発信を容易に行えるだけでなく、知見(ナレッジ)を蓄積し、それを効率的に共有できる、まさに企業向けWikiと言えるでしょう。

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Confluenceなら、すべての社員が役立ちそうな情報や知識を簡単に検索でき、時には体験を容易に共有できます。Confluenceを中心とした情報発信と閲覧の文化が形成されれば、社内のさまざまなナレッジがConfluenceに集約し、情報の共有と活用が加速するでしょう。誰かが作成したコンテンツに、いいね!やコメントをすることもできますし、あなたの書いたコンテンツにも同じような反応がもらえることもあります。

また、Confluenceには、気になるユーザーやページを「お気に入り」として登録することで、それらの情報が更新されたときに通知を受け取れる機能があります。これを使えば、社内の他のチームが進めているプロジェクトなど、気になるものがあれば容易に進展をフォローできます。


・Evernote business
エバーノート社が提供しているメモアプリ「Evernote」のビジネス版です。各自が設定した「ノートブック」というサブジェクトごとに、テキスト、画像、PDF などを保存でき、保存したものはすべて自動的にインデックスが振られ、検索も容易に行えます。こういった機能を、チームで共有できるので、コラボレーションの促進が進みます。GoogleカレンダーアカウントやSlack、Microsoft Teamsなどとの連携も可能です。


まずは気軽な情報交換から始めてみよう

 まだ社内に、気軽に情報を交換できる手段がないようであれば、社内SNSや簡単に使えるコミュニケーションツールを導入し、近況や気になるニュースの発信から進めてみましょう。ポイントは「発信」と「共感」、そして「続けること」です。

例えば、「今日は暑いですね🥵」でも「好きなサッカーチームが負けました😭」など、業務に関係のない些細な話題で構いません。そうした発言に対して、気軽にコメントを返すことを繰り返していけば、情報発信のハードルが下がり、有用な情報が次々と集まるようになります。情報が溜まってきたら「こんな情報が役にたった」「気がつかなかった」など感想を伝えあえば、情報共有へのモチベーションがさらに高まり、コミュニケーションの活発化が実現できます。そうすることで業務情報の共有化も進め、業務の効率化、仕事の属人化の防止、社内の状況の可視化などの効果も見込めるでしょう。

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