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#4 「通知」が多くて困る! カスタマーサクセスからのおたより

今回は「通知」に関するお客様のお悩みと解決策を、カスタマーサクセスチームよりご紹介します。

お客様のお悩み:ITツールの通知が多すぎる!

Jira、Confluence に限らず、IT ツールで「通知が多すぎる」というのはよくある悩みのようです

こちらは Jira や Confluence を導入したユーザーからよく寄せられるご相談です。

Jira や Confluence では、自分宛ての通知をアプリ内で受け取ることができますが、気がついたら「いっぱい通知が届いている...!」といったことに悩まれる方は少なくないはずです。

ベルマークを開いてみると、Jira や Confluence からの通知が一箇所にまとまっていて管理がしやすいはずなのですが...
通知数が多いと、確認すべきものがわからなくなります。

「あなたをメンションしました」の通知は確認する必要がありそうですが、その他の通知は果たして確認すべきでしょうか?そもそも通知を受け取る必要があるのでしょうか?
今回は「通知」について詳しくご紹介したいと思います。

どのような通知を確認すべきか

アプリでもメールでも、通知が多いと確認するだけで時間がかかり、大切な通知を見逃してしまう恐れがあります。
Jira や Confluence において確実に確認すべき通知は「あなたをメンションしました」の通知です。
「あなたをメンションしました」の通知が届いた場合、コメントの送信元はあなたに何か確認してほしいことや質問を投げかけている場合があります。この通知は必ず確認するようにしましょう。

メンションとは
自分の書いたコメントを送る際に、読んでほしい相手を指定する機能です。
「@(ユーザー名)」の形式で入力すると、アプリ内通知およびメール通知が送られます。

その次に確認する必要のあるものは、「自分がタイムリーに進捗を確認したい」課題やページに関する通知です。
Jira であれば課題、Confluence であればページ(またはスペース)を「ウォッチ」することで、課題やページに更新があった場合に通知を受け取ることができます。
ただし、重要度の高いものだけウォッチするようにしてください。たくさんウォッチをしていると通知であふれ、大切な通知を見逃してしまいます。

ウォッチとは
課題やページの目のアイコンをクリックすると「ウォッチ中」の状態となり、課題やページへの変更、コメントの通知を受け取ります。

通知を減らすには「棚卸」を

受け取る必要がありそうな通知のポイントとしては以下のようになります。

1. (他人からの依頼により)自分のアクションが必要 → メンションされる
2. (進捗や状況によって)自分のアクションが必要 → ウォッチを行う

それ以外の通知は基本的には受け取る必要がないものと考えていいでしょう。
もし受け取っている通知の中で(メンションではなく)ウォッチしている課題やページの更新に関する通知が多く、そしてその大半が確認が不要である場合、ウォッチの設定を確認してウォッチ中の課題/ページの棚卸しをしましょう。

ウォッチマークは

アトラシアン製品の通知を減らす設定方法

設定方法がわからないという方に向けて、リックソフトブログに設定方法を画面のスクリーンショット付きで掲載しています。

情報の波に溺れるのではなく、「ウォッチ」機能の特性を活かして、必要な情報を適切なタイミングでキャッチしましょう!

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