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#6 Confluence(コンフルエンス) の検索がしにくい?!ー演算子を活用しよう カスタマーサクセスからのおたより

ビジネス上の「調べ物」のに費やす時間は毎日平均1.6時間——(2019年、オウケイウェイブ総研調べ)。手順書を探したり、過去の議事録を探したり、元データを探したり。調べ物に時間がかかるのは主に以下のような理由があるようです。

  1. 「新しい知識を多く必要とする業務についている」

  2. 「知りたい情報が一箇所にまとまっていない」

  3. 「知りたい情報がどこにあるか把握できていない」

  4. 「調べ方が整っていない」

「新しい知識を多く必要とする業務についている」ため調べ物をするのはよいですが、それ以外の理由については改善する必要がありそうです。
社内 Wiki などのナレッジマネジメントシステムを導入すれば「知りたい情報が一箇所にまとまっていない」、「知りたい情報がどこにあるか把握できていない」についてはクリアできそうですね。

「調べ方が整っていない」についてはナレッジマネジメントシステムがどのような検索システムが実装されているかで変わってきます。検索のルールを知り、コツを知ることでぐっと調べ物の時間が短縮されます。

例えば Confluence ではいろんな情報を横断して検索することができます。
ナレッジベース・マニュアル・議事録・個人の日報など、ドキュメントやファイルの種類に限らず全体から検索ができるので、「もしかしたらナレッジがあるかも」という場合に探しやすいのが特長です。
ですが、利用人数が増えて大量のナレッジやページが Confluence に集まっている場合、「このナレッジが見たい」という目当ての記事にスッとたどり着くには、ちょっとしたコツが必要になります。そこで今回は、Confluence の検索時のコツをご紹介します。

「調べもの(検索)」は大きく2パターンに分けられそうです。

  1. 目的のものが存在するかどうかわからないが、とりあえず検索してみる

  2. 目的のものが存在することは知っていて、どこにあるかを検索する


1.目的のものが存在するかどうかわからないが、とりあえず検索してみる

「もしかしたらドキュメントあるかも。誰かに聞く前に確認してみよう。」そんなときは右上の検索窓(簡易検索)からキーワードを入力するだけです。
ページ内のタイトルや本文からの検索、また添付ファイルの中身の検索もしてくれます。

表現にゆらぎがありそうなキーワードのときは、OR 検索も有効です。キーワードの間に半角スペースか「OR」を入力します。

検索結果が多い場合は AND 検索を使って情報を絞り込んでみましょう。

覚えておくと便利・Confluenceの演算子

その他以下の演算子やワイルドカードを利用してキーワード検索をすることができます。

Confluenceの完全一致検索(例:"〇〇")

「 "Jira Software" 」で検索すると「 "Jira" 」 のみや「 "Software" 」 のみは結果に含まれません。

ConfluenceのNOT検索(例:〇〇 NOT ××)

「 いぬ NOT ポチ 」で検索すると、"いぬ" は含むが "ポチ" は含まれないコンテンツを検索したいときに有効です。
「 Jira NOT Software 」で検索すると "Jira Work Management" や "Jira Service Management" はヒットしますが "Jira Software" は結果に含まれません。

グループ検索(例:(〇〇 OR ××) AND ▲▲/ AND検索、OR検索)

"〇〇" を必ず含み、かつ "××" か "▲▲" を含むコンテンツを検索するとき 「 (Trello OR Jira) AND Confluence 」で検索すると、Confluence と Jira の組み合わせ、Confluence と Trello の組み合わせが結果に含まれます。

Confluenceの単一文字のワイルドカード (?) 検索(例:"b?tter")

"butter"、"bitter"、"better"、または "batter" などが結果に含まれます。
(※日本語検索では利用できません)

Confluenceの複数文字のワイルドカード (*) 検索(例:"chick*")

"chicken" または "chickpea" などが結果に含まれます。
(※日本語検索では利用できません)

2.目的のものが存在することは知っていて、どこにあるかを検索する

「先日の会議の議事録、どこだったかな....」「先月の定例会議で共有してもらったナレッジをもう一度確認したい」
Confluence の高度な検索を利用すると、更に詳しく絞り込むことができます。簡易検索の下部に表示される「Confluence の高度な検索」をクリックしましょう。

テンプレート機能から議事録を作成した場合は必ず「meeting-notes」ラベルがつきます。議事録を探す際は、ラベルと最終更新日の組み合わせで検索しましょう。

添付ファイルを Confluence につける文化がある場合は、キーワード、タイプと最終更新日の組み合わせで検索してみましょう。
タイプを「ページ」にすると添付ファイルが除外されるので、目当てのページが探しやすくなるはずです。

「あの人が発表してたよな...」と人物が浮かぶ場合は「寄稿者」でフィルタリングもお薦めです。作成または更新した人で検索することができます。

いかがでしょうか?まだ使ったことのない検索方法があればぜひ試してください。

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