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#8 「自動化」をはじめよう カスタマーサクセスからのおたより

「タスク管理ツールを導入したけど、アナログからデジタルに変わっただけでイマイチ便利さを実感できていません...」私が先日お会いしたお客様から伺ったお悩みです。

タスク管理ツールを使い始めた直後は基本操作に慣れていないため、導入当初はアナログ時代よりもしかしたら時間が取られてしまっていることも。
基本操作に慣れてからも、どのような機能があるのかわからず「便利になるはずなんだけど、どうしたら便利になるんだろう...」と悩まれる方もいらっしゃいます。
導入したツールが多機能だとすべての機能を把握するのは難しいため、リックソフトではお客様の進捗に合わせて、使っていただきたい機能を少しずつご提案しています。

「もっと便利に使いたい」そんなお悩みをお持ちの場合は次のステップとして、ぜひ「自動化」することを検討してください!自動化することで以下の効果が期待されます。

  1. 業務の効率化

  2. 作業コストの削減

  3. 作業ミスの防止

「自動化」する前にやるべき3つのポイント

「自動化」を検討する前に、まずは業務の見直しを行いましょう。この見直しを行なわないと、自動化の設定が複雑になったり、イレギュラー処理が発生したり、後々のメンテナンス(設定変更)が煩雑になってしまいます。

1.業務を標準化する


誰が行っても同じ作業となるように業務を標準化します。AさんとBさんで作業のやり方が異なる場合、自動化することは難しいです。
それぞれどのように業務を行っているのか書き出してみると、より良いやり方が見つけやすくなります。

2.勘や経験による判断をなくす

勘や経験での判断は、機械にはできません。「どういう状態だったら」というのを言語化して、機械的に判断できるようにします。

3.作業をシンプルにする

あれやってこれやって、これがこの場合は次にこうして...と複雑な業務は自動化する際に設定が複雑になります。業務をシンプルにする・または分割することで、自動化の設定が楽になります。

まずは複雑な条件分岐が発生しないタスクから自動化してみるといいでしょう。

意外と知られていない?Jira Cloud の自動化機能

Jira Cloud を導入されたお客様の伴走支援をしていると、意外と知られていない自動化機能。
「そんな機能があるんですね!」とよく驚かれます。基本操作に慣れたらぜひ使っていただきたい機能です。

Jira とは?
Atlassian 社が開発・提供するプロジェクト・タスク・課題管理ツールです。20以上のテンプレートからチームやプロジェクト間のタスク管理を簡単に実現します。

自動化は大きく以下の構成で設定が可能です。

トリガー:何をきっかけに

自動化するには、「何をきっかけに処理をするか」のトリガーの定義が必要です。毎週金曜日のAM10時に、といった繰り返しスケジュールでの設定や、課題が作成されたら、のように何かの操作をきっかけにすることができます。

特に決まったきっかけがない場合は、「ボタンをポチッとしたら」という設定も可能です。任意の好きなタイミングをトリガーに設定することができます。

Jiraでの「スケジュール時」での設定画面

条件:どのようなときに

トリガーが決まったら次は条件の設定です。この設定は任意のため、必要がなければ設定はしなくても構いません。
課題の作成をトリガーにしている場合、条件を設定しなければすべての課題の作成が対象になります。「課題タイプ = 質問」を条件に設定すると、「課題タイプ = 質問」の課題の作成のみに対象を絞り込むことができます。

「入力漏れがないか、いつも見回りチェックをしているんですよね...」という場合には、「値が入力されているかどうか」を条件にすることで、「値が入力されていなければ、申請者に差し戻す」なんてことも自動化できちゃいます。

アクション:何をするか

きっかけや条件がきまったら、何を自動的に処理するかを決めます。先程のように「申請者に差し戻す」処理を行う場合は、ワークフローのステータスを変更するアクションを入れます。

(条件:入力されている内容に応じて)優先度を自動で決定したり、(トリガー:すべてのサブタスクが完了になったら)親チケットをクローズにしたり、様々なアクションを実施することが可能です。

設定難易度は高いですが、「Web リクエストを送信」アクションを利用すれば、他の外部ツールとの連携も幅が広がります。つまり、ほとんどなんでも自動化できちゃいます。

Confluence Cloud にも実装されました!

2023年1月、Confluence Cloud にも自動化機能がリリースされました。
議事録の作成を自動化することができるため、議事録の作成をうっかり忘れてしまい会議直前に急いで作成!なんてこともなくなります。
会議の3日前に事前に議事録を自動作成し、関係者を議事録でメンションするとメンバーに通知も届くので安心ですね。

まずはタスク管理ツールに備わっている自動化機能を試してみて、より高度な自動化処理を行いたい場合は、RPA や iPaaS などもご検討ください。
リックソフトでは Jira の自動化に加えて、ノーコード・ローコードの iPaaS ツールをガンガン使って社内の様々な業務を自動化しています。ご興味のある方はぜひご相談ください。

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