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#13 ITツール導入担当者へ送る 部門展開4つのポイント カスタマーサクセスからのおたより

「ITツールを導入して自部門のメンバーには利用浸透ができたけど、関連部署のメンバーから新しいツールをめんどくさがられているんだよね・・・」

こちらは先日お客様から伺ったお悩みです。
ITツール(タスク管理ツール/社内Wikiツールなど)を導入すると、業務の進捗や情報の一括管理・共有に役立ちます。
そして、そのツールを利用するメンバー・部署範囲が増えると、複数の部署を横断するプロジェクトの進捗・情報管理ができるようになります。

今回は「Jira」や「Confluence」など、その他ITツール全般における、ツールの部門展開の方法についてご紹介します!

他部門での利用を開始する際には以下の4つの準備が成功へのポイントです。


1.ルールを決める

ITツールを使用するにあたり、事前にルールを決めておくべき項目はありませんか?
タスク管理ツール「Jira」の例では、タスクチケットの大元であるプロジェクトを作成する必要があります。
その際に、「企業管理対象プロジェクト」か「チーム管理対象プロジェクト」を選択することができますが、それぞれに特徴、メリットデメリットがあります。

「Jira」の場合は「その設定はどちらで運用するのか?」を決めておく必要があります。

他にも、「システムの設定変更は誰が行うのか?」「どのように管理するのか?」の全体的なルールも決めておかなければ、ツールシステムの内部は無法地帯になってしまいます。
カスタマーサクセスでは、お客様のご運用をヒアリングした上で、先に挙げた検討例も含めた「Jira・Confluence」の設定方法や運用方法をご提案しています。

2. 推進者を立て、育てる

各部門ごとに、推進者を立ててください

推進者になる方は

  • IT リテラシーが高い人

  • 新しいツールを触るのに抵抗がない人

  • 導入するツールに興味を持っている人

が適しています。

とはいっても、「自分、不器用ですから・・・他部門メンバーにツールに興味をもってもらえるか不安です」そんな方でも大丈夫。
リックソフトは、ツール未利用の部門向けに簡単な製品デモの実施もしています!いざというときは私たちを頼ってくださいね。

3. ユーザー向け資料を用意する

新しいツールを使ってもらうには、ユーザーが操作方法を分っていないと始まりません。推進者は、「画面の説明」「ボタンを押すのはこれだけ」のようなエンドユーザー向けのマニュアルを用意しましょう。

とはいえ、マニュアルって作るの大変ですよね。リックソフトでは簡易な操作説明動画をYoutubeで公開しています。また、リックソフトからご購入のお客様向けには、カスタマーサクセス作成のステップアップムービーのご紹介をしています!
リックソフト、カスタマーサクセスのコンテンツをうまく組み入れながら、ユーザー向け手順書を整備してみましょう。

\\\ちょっと宣伝//
Youtubeチャンネル「りっくまチャンネル」では、
「Jira・Confluence」の基本操作、TIPSの動画を公開しています!

4.ユースケースを用意する

「めんどくさいの壁」を超えるのは非常に大変です。メリットや、価値を感じないとやってみようという気持ちになりませんよね。
そこで、一例ですがお客様ユースケース(社内事例)をお伝えします。

あるお客様は、機材管理台帳を「Excel」で管理していたのを「Jira」で管理してとっても便利になったということを紹介されたそうです。
関連部署の課題を伺って、「ITツールでこう解決できます!」と提案するのもよいですね。

話が横道にそれますが、「こういう使い方もできるのか~!」と感動した機材管理台帳「Jira」お客様ご利用例をご紹介させてください。

こんなユースケースもある!機材管理台帳への応用

ある企業では、Jiraを不具合対応可視化ツールとして使っており、機材管理台帳はExcelファイルで管理していました。
あるとき、Jiraのワークフローステータス(例:TODO/進行中/完了)の箇所を氏名にすれば、機材管理台帳の機能をJiraのボード上で実現できると気づきました。「いま誰がどんな機材を持っているか」が一目瞭然です。

これぞ発想の転換!

機材管理台帳と化したJira

他部門での利用を広めるための4つのポイントまとめ

最後に・・・

ITツールの展開におけるサクセス例では、ツール利用をしている人たちが成果が出していれば、未利用の方が自ら「それなあに?」と興味を持つなど、口コミで広がるのが多いようです。
(とはいっても、下準備も大事。)

ITツールをみんなに使ってもらって、業務の効率化、生産性アップを目指しましょう。


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