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#9チケットと実作業をタイムリーに同期したい! カスタマーサクセスからのおたより

「チケットをたてても、完了した作業がオープンのままだったり、後追いでまとめてステータスを変更していたり、チケットと実際の作業の状況が同期していない」

こちらは、リックソフトのカスタマーサクセスチームが先日お客様から伺ったお悩みです。

ツールでやることリスト(チケット)を作成しても、ツールで管理しているチケットと実作業が同期していないため、タスク管理ツールの良さが生かせないということですね。

今回は 「Jira」やその他タスク管理ツールで出来る、チケット管理を実作業に落とし込む方法についてご紹介します!!

自己紹介:はじめまして、富澤です

はじめまして!まずは自己紹介をさせてください。
リックソフトのカスタマーサクセスチームに加わりました富澤と申します。
いままでシステムサポート職で、いわゆる開発経験はなく、リックソフトに入ってから「開発業務ってこんなツール使うんだ」「こんなこともチケットたてるんだ」とタスク管理ツールにカルチャーショックを受けております。

未経験および真っ白な観点でツールの便利さだったり、難しさを感じておりますので、よりお客様に近い立場でご案内できることを強みにしたいと思っています!

チケットと実作業をタイムリーに同期する

それでは、タスク管理ツールに共通するチケット管理を実作業に落とし込む方法についてご紹介します。併せて「Jira」ではどうするかについても紹介しますね。
主な項目として4つをそれぞれ説明していきます!

  1. 更新がないチケットを絞ってリマインドする

  2. チケットが確認しやすい管理用ボードを作成する

  3. ツールを用いてチームミーティングをする習慣をつけてみる

  4. 価値に着目する

1.更新がないチケットを絞ってリマインドする

タスク管理ツールではしばらく更新がないチケットがある場合、担当者やリーダーへ通知するということもできます。

もちろん条件は柔軟に変えられるので、期限の〇日前で完了していなかったら通知するということもできます。
「Jira」では、期限日が近い課題を抽出するフィルターを作成してからメール配信設定をすることができます。

「期限が近付いたら通知!」の設定方法はリックソフトのブログがわかりやすいのでご紹介しますね!
りっくまのお便り投稿シリーズJira編3:プロジェクト管理者のためのJira活用術 : 期限が近づいたら教えてほしいクマ!

メール配信以外にも自動化の設定で、期限が近付いたらTeamsやSlackに通知するということもできます。

2.チケットが確認しやすい管理用ボードを作成する

期限が近づいたチケットをページを開くだけで一覧化できるようなボードを作成してみましょう。

「Jira Software」では、「カンバンボード」という機能がございますのでこちらを紹介いたします。
リックソフトでの活用例ですが、カスタマーサクセスチームでは、各メンバーのタスクや、作成するドキュメントをチケットに起こして管理しています。

こちらは、各メンバーのタスクが表示されるように設定したカンバンボードです。

図では誰がどのドキュメントをいつまでに作成するのか?今どんな状態か?が一目でわかりますね!
私もブラウザのブックマークに「カンバンボード」を設定して、ちょくちょく飛んでは確認するようになりました!

上記ではタスク管理ツール側での方法をご案内しましたが、続いてツールを使う側の心得に着目した方法をご紹介しますね!

3.ツールを用いてチームミーティングをする習慣をつけてみる

皆さん、チームミーティングや振り返りはやられていると思います。そのミーティングでのネタ元にタスク管理ツールを使うのはいかがでしょうか。
カスタマーサクセスチームでも、毎日朝会をやっていて、上でご案内した「カンバンボード」を開きながら各自状況報告しています。

「Jira」導入前はパワーポイントやエクセルで資料を作成してミーティングで使用されていたというお客様のお声がありました。

その資料の役割、タスク管理ツールでやりませんか?

実作業=チケットになっていないとミーティングも捗りませんよね。
人間、必要に駆られないと行動が変わらないところがあるので「作業スッカスカやん!誰もなんもしてないやん!」と思われないように、チケットの状況を変えるように意識づけましょう!

4.価値に着目する

とはいっても、行動や習慣を変えるってムズカシ~ですよね。そこで、価値に着目しましょう。

価値とはタスク管理ツールがもたらす便益さです。ツールを使うことで、生産性がアップしたり作業工数が減ったらとっても良いことですよね!

実際に「Jira」をお使いのお客様から、「業務が効率化できた・作業工数が削減できた」というお声も多くいただいております。価値に着目し「ツールを使うっていいな」と気づいたら、おのずと行動が変わっていきます。

「Jira」では、チケットのデータから作業の実績や作業工数をグラフとして出すことができます。

お客様の「Jiraでこんなデータ出せるかな?」というご相談も、リックソフトのカスタマーサクセスチームで承っております。

まとめ

ツールと、ツールを使う側に着目してチケット管理を実作業に落とし込む4つの方法をご紹介しました。
実際の業務が、「タスク管理ツールがないと回らない!」とまで役割をもたせることを目指しましょう!

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