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#7 Jiraで担当者の負荷状況を可視化したい! カスタマーサクセスからのおたより

「あの人に仕事を頼みたいけど、忙しいかな...?」
「あの人はいつも残業しているけど、何か手伝えることはあるだろうか。」

作業が可視化されていない場合はあるあるのお悩みですよね。チームで仕事をしていると、リーダーだけでなくメンバーも感じる悩みかもしれません。
タスク管理ツール「Jira」の導入・定着支援をするリックソフトのカスタマーサクセスチームには、「タスク管理ツールを導入してタスクの見える化をしたけど、どのようにメンバーの負荷状況を確認すればいいですか?」とよくご相談をいただきます。

今回は Jira に限らず、タスク管理全般に共通する "メンバーの負荷状況の確認方法" についてご紹介します。

作業の負荷状況は以下のような項目を「見える化」してみましょう。


見える化すべきポイント1:タスク数

タスク管理ツールによって名称が異なりますが、「タスク」「チケット」「課題」などと呼ばれる単位で、作業を一つずつに分解して見える化します。
できるだけ各作業の粒度・ボリュームは合わせるように分解しましょう。また、作業の粒度が大きすぎると作業の負荷状況が見えづらくなります。
ポイントは、担当者が一人になるくらいの粒度で切ること。担当者が複数関わるのであれば、担当者が一人になるボリュームまでタスクを分解します。

例:「A社への提案資料の作成」「B製品のログイン画面のボタン位置修正」「Cさんの入社手続き」「D案件の請求処理」などのようにタスクを作成します。「A社への提案」に様々な作業が含まれる場合は「見積書の作成」「提案資料の作成」「デモシナリオの作成」のように分解します。

見える化すべきポイント2:工数の見積もり

それぞれのタスクにかかる作業時間を見積もります。1時間で終わる作業なのか、8時間かかる作業なのかを明確にして作業ボリュームの可視化をします。この作業時間の見積もりは作業の負荷状況の見える化だけでなく、作業の標準化や改善にもつながります。
4時間で終わると思っていた作業が実は6時間かかった場合、作業者の知識や事前準備が足りなかったのか、4時間で終わらせるにはどうすればいいのか、振り返るきっかけになります。

見える化すべきポイント3:スケジュール

タスク数や作業時間は少しでも、締め切り日が重複していると瞬間的に作業負荷が上がります。そのタスクはいつまでに終わらせないといけないのかスケジュールを明確にしましょう。
タスクの期日または「いつからいつまで」の期間を確認します。またタスクに依存関係がないかも考慮しましょう。

例:「A社への提案」は「見積書の作成」「提案資料の作成」「デモシナリオの作成」の3つのタスクが完了して初めて提案が完了になります。
見積書やデモシナリオが完成しないと提案資料が作成できない場合、依存関係が存在します。依存関係があると先行のタスクのスケジュールを考慮して後続のタスクスケジュールを考慮しなければいけません。

Jira Software だったらこう管理できる!

Jira に課題を起票して開始日・終了日を入力し、タスクにかかる時間を算出してみました。担当者ごとにグルーピングができるので、スケジュールの重なりやタスク同士の依存関係も一目瞭然です。作業工数は「推定時間(日)」として合計値が表示されます。

Jira Software Premium プランの Advanced Roadmaps を使用

1ヶ月分の作業時間の比較も可能です。

ダッシュボードの「ワークロード円グラフ」ガジェットを利用

進捗状況、担当者ごとのタスク数も可視化できます。

ダッシュボードの「2次元フィルター統計」ガジェットを利用

まとめ

メンバーの負荷状況を可視化するには、以下3点を意識してタスク管理をしてみましょう。

  1. タスク数

  2. タスクにかかる見込み作業時間(工数の見積もり)

  3. スケジュール

Jira の設定での不明点や疑問点、リックソフトがサポートできるかもしれません。お気軽にお問い合わせください!

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