先日、Logmiの記事　”破綻したドキュメント管理、増え過ぎたプロダクトバックログ…「Jira」「Confluence」などの活用失敗から学ぶツール運用のコツ　失敗から学ぶドキュメントとチケット運用のコツ”　という記事がエンジニア界隈でバズっていました。

この記事は2023年5月18日に開催された「本当に使いこなせてる？プロダクト管理ツールの失敗&改善PMトーク【開発PM勉強会 vol.20】」にて、ビズリーチ社プラットフォーム開発部部長の菊池信太郎さんがお話された内容をまとめたものになります。

これの記事を読んだリックソフトのエンジニアとカスタマーサクセスの感想をnoteでお伝えします。

「ちゃんとした管理者不在のままJiraやConfluenceを導入する際の危険性が伝えられている」ソリューション開発エンジニア

JiraやConfluenceはチームレベルであればなんとなくで使える製品です。なんとなくで使えてしまいます。

しかし、組織規模が大きくなればなるほど、適切な秩序がないと、
「プロジェクトごとに異なる運用ルールによるユーザーの混乱」
「様々なスペースに散らばったドキュメントによる情報のサイロ化」という事態が発生します。

せっかくのツールの価値が活かされない状況になってしまいます。そうならないために

1. Jira管理者/Confluence管理者、プロジェクト管理者/スペース管理者レベルの知識がある方を立てる

2. それぞれのレベルの運用マニュアルを整備し、運用ルールをしっかりと作る

といった組織構造と準備が望ましいです。

具体的に、

• プロジェクト・スぺースを適切な利用目的を設定した上で設計し、適切なユーザーにのみ必要な権限を付与する

• それぞれの管理レベルでの管理ルールを作り、シンプルな構造にする

といった点を意識して設計しましょう。

とはいえ、Jira CloudもConfluence Cloudも10ユーザーまでは無料で使えてしまうSaaSですから、「無料の範囲内でスモールスタートで始めて、組織の拡大とともに気づいたときによくわからなくなっていた」ということは多々あると思います。

リックソフトはクラウド版のアトラシアン製品の管理者について解説する記事を公開しています。参考にしてください。

「思い切った運用変更も視野に入れて」ーカスタマーサクセス

Jira や Confluence を導入する際に、「ユーザーに影響が出ないように現在の運用をなるべく変えない」で ツール設定を行ったり無理なルールを設けて使うケースをときどき拝見します。

「今までのツールがこうだったから」などの理由から、どうにか Jira や Confluence で無理やり実現したものの、予期せぬ挙動となったり逆に使いづらくなったり、ツールの価値が最大限発揮されないこともしばしば。

そうなると、改善効果も半減してしまいます。

次第に、ユーザーに使われにくいツールになってしまいます。

とはいえ、馴染みのないツールのベストプラクティスを導入しても、現場は混乱するでしょう。

今までの社内の運用を一度見直し、改善できるところがないか確認しながら、 Jira や Confluence を設計していただきたいなと思います。